如何讓自己更有效率?

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作者: 陳璿丞

如何讓自己更有效率?

最有生產力的一年

(the productivity project) 這一次也是讀英文版的。最近也看到中文版的上市,,最近也花不少時間讀如何學習、如果利用時間的書籍很多。但是這一本最得我心。這本書裡頭有很多作者自己在一年裡頭的小實驗,很多是他查來的、人家說的,這樣最有效率等等。他寫下他自己的心得。他也一周看七十個小時ted talk。 (如果你覺得時間有限,覺得看文章看書有點慢,可以看這個,只有16分鐘)。 productivity 以下是我覺得看完整本書後的想法,和我自己有改正作法的地方。 在他的看法裡頭,要有生產力,有三件事最重要:

  1. 專心
  2. 時間
  3. 能量

時間

time is no longer money. Productivity is money.

因為我們現在是處在後工業化的時代了。工業化之前,沒有時間/效率的概念。效率是有工廠之後才有的東西。以前是因為你的產出就只是和時間有關。工作時間越多,產出就越多。但現在已經不是時間花越多,產出的越多了。大部分的人,都是在辦公室。你的工作和你的效率不再是單純以時間決定。時間是金錢的神話不再,生產力才是金錢。

Time management is impossible.

The more time, energy, and attention you invest in your most significant tasks, the more you accomplish in the same amount of time, and the more productive you become.

我們決定效能不再單純只是時間而已。一個任務的完成,還要看你的專心度和你當下的能量。提升專心,可以提升品質;有好的能量,花得時間更少。不要妄想去控制時間、不要妄想去做所謂的 時間管理 。那是不可能會完成的事情。與其學習時間管理,不如學習如何控制自己的注意力、自己的能量,讓一樣的時間可以完成更多的事情。

專心

時間、專心、能量,三個少一個,就是效率不好。例如,我們常會用壓縮睡眠來增加時間,但你睡不飽就沒有energy,效能還是很差啊…。再來就是要如何讓自己專心。方法也是老生常談,但作者提出了幾個:手機很重要,生活不能沒有它。但是你可以選擇好好使用他。例如把提醒關掉,把網路關了,只有在某些時間才打開給自己用。不要讓自己一直被外在干擾。

再來就是練習靜坐,靜坐是很好的訓練。他也曾經一周靜坐35個小時的實驗,沒有讓自己的生產力下降。作者目前是一天會有半小時的時間拿來靜坐。如果你覺得一天半小時很多的話,那是因為你沒有考量到,半小時拿出來換許專心所產生的效能,遠遠大於一天半小時。作者認為這樣的投資是值得的。

  1. Changing your mindset takes energy and attention, but will let you get more done in less time.
  2. Eliminating noise and distractions also takes time, but helps you manage your attention better because it provides you with more focus

這些的改變一開始都很難,而且很花時間。可能一次兩次都會失敗。但作者用自己的經驗告訴你,這樣的失敗是值得的。這樣看似浪費時間的事情,到後來都是最好的投資,用時間來投資自己,成為更好的自己。

你的注意力才是你最寶貴的資產 ,而不是時間。你要盡可能地你保護它。

作者他也自述,自己是從一天五分鐘,慢慢增加的。

The rule is simple: at the beginning of each day, before you start working, decide what three things you want to accomplish by the end of the day. Do the same at the start of every week.

作者還提到一個提高專心的做法。不要想要一天做超多事情、當超人。想想你這一整天最重要的三件事 ,還有一個禮拜最重要的 三件事,試著把這三件事,好好地做。 如果是陪家人、就好好地陪。不要三心二意的。因為效能也不好,做不了什麼。

維修日

我們的日子,常常會有一些小任務要做。譬如說是打掃家裡、記帳等等。因為注意力比時間更重要,作者也提出如果可以的話,花點小錢請助理來幫我們。

花錢,但是省更多時間,讓自己可以更專心。但是有些事情,還是得自己做怎麼辦?作者說,他不會每天都去處理。可以的話,一周安排一天,來處理小事們。還有安排下一周的時刻表、每天要完成的三件小事等等。也讓自己可以休息一下,不需要把自己逼得很緊。

網路?

Disconnecting made my work and home lives more boring at first—my limbic system was accustomed to the constant sugar rush of the internet candy store.

作者有提到自己有進行一個實驗,就是平時斷網。我們會在無聊的時候一直用手機上網。一下子查查明天要去哪玩、一下子看這朋友的動態很有趣、一下子又看到不錯的廣告,點個連結來看看。常常在我們等公車、搭捷運、等人。短短的四五分鐘,也要打開手機、上網一下,才感覺到安心。 恭禧你!你的大腦被 劫持了。作者舉了一個例子,你在洗澡的時候,是不是常常會有不錯的點子產生了?我們的大腦也需要這樣隨意行走、隨意發想的時間。如果我們不能夠好好地讓大腦漫遊,而隨時處在要得到資訊裡頭。1.大腦會很累,沒有休息。2. 會沒有自由聯想 3. 會對沒有網路感到焦慮。

多任務神話?

Single tasking is one of the best ways to tame a wandering mind, because it helps you build up your attention muscle and carve out more attentional space around the task you are tackling in the moment.

常會有人介紹如何一次做兩個任務。或許可以,但因為無法專注在同一件事情上面。看似好像很快、很好,省時間,但因為兩個一起做,本來一件事情完成的時間被拉長了。或是變得品質不好。(如果是品質只有中低程度要求的任務就可以)。依作者的意思,如果,你想要省時間的話,就讓你的注意力集中在同一件事,快速、高品質完成後,再去做下一件事。

其中可以使用 Pomodoro蕃茄時間法,逼自己在25分鐘內完成一個任務,並且好好休息五分鐘。

任務清單

I have individual notes for trips I’m planning, speaking engagements I’m prepping for, and even one for writing this book.

你可以有自己一份的任務清單,因為你的大腦記不住這麼多的事情,把事情清出來,讓大腦可以喘息、可以專心在一件事情上。無論你是用evernote、googlekeep,或是手機上的app,或是像我一樣用Emacs上的org-mode(日後再來寫篇org-mode的介紹),只要可以讓你知道有什麼任務需要你完成,一項一項專心的完成就是。

作者也有提及一個方法GTD( getting things done),也有中文版喔。我目前是搭配使用org-mode。

能量

getting enough sleep requires more time, but it boosts your energy and ability to manage your attention.

早起神話?

Wake up naturally.

作者在本書中有一個實驗是五點半起床的實驗。但作者個人覺得整個的感受不太好。後來他覺得是因為他沒有按照屬於自己的作息。早點起來雖然時間變多了,但是感覺效果變得不好。他不喜歡。作者認為,不用勉強自己一定要早起。可以的話,睡飽更重要。

能量飲食?

如果可以不用吃正餐就可以得到能量呢?這樣不就可以省時省錢又可以提升效率? 但作者吃了一天的能量代餐就受不了了。他自述還是會想念食物的味道。效率不是要讓自己變得不幸福或是去人性化。他反而覺得要讓自己變得幸福才會更有效率。他覺得飲食會讓他過得更好。他願意花點時間,好好吃飯。

運動

I keep physical

不止一本書強調運動的重要。這裡也是一樣。作者自身的實驗也認同有運動的話,可以讓能量更好。可以更有精神。可以的話,一周三次,一次30mins。筆者自己本身也需要在這方面在加強啊!

咖啡和酒

作者自述有一整個月都不喝酒和咖啡,也不喝 含糖 飲料。咖啡會讓你拿等一下的能量到現在用、酒會把明天的能量拿到現在用。雖然喝酒有其社交的作用。作者也知道說不太可能都不使用,實際的作法,作者建議,可以喝酒,但就是社交時候少用;可以喝咖啡,但不要每天定時喝,有需要時小酌;甚至可以用茶來取代(茶的咖啡因比較少)。

至於含糖飲料因為會給你過多不需要的糖份,增加身體負擔。作者是完全不建議。

結語

作者Chris Bailey,也有針對這一系列有個網站: A life of productivity。 如果對於他的實驗或是對於生產力想要更有認識的話,可以到網站看一看,內容十分豐富。對於我自己來說,我目前也開始快要一個月的靜坐體驗。還有使用Org-mode來讓生活更有條理,還有每周運動數次。讓自己睡飽一點點等等。如果你對於生產力有些疑問,也建議可以讀讀這本書。

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